Najčešći problemi s emailom i kako ih zauvijek riješiti koristeći Google Apps

Tagovi:

Datum objave: 05.07.2010.

Znamo da ne možete poslovati bez e-maila. Zašto onda tolerirati bilo kakve probleme s e-mailom? E-mail jednostavno mora funkcionirati i točka. Primijetili smo da većina naših klijenata ima jedne te iste probleme s e-mailom i šanse su da s ovim člankom možemo pomoći stotinama drugih tvrtki s istim nedoumicama. Najčešće probleme u ovom ćemo članku pobrojati, objasniti zašto se problemi javljaju i dati jedno elegantno rješenje koje će sve probleme vrhunski riješiti - zauvijek. Rješenje je - pogađate - Google Apps, tj. postavljanje vaše domene na Googleove servere.

Prepunjen e-mail sandučić (eng. mailbox over quota)

Nije vas bilo na poslu samo 7 dana, sandučić vam se prepunio svakakvim smećem (čitajte: spamom) i dostignuo zadani limit veličine sandučića. Posljedica? Nitko vam više ne može poslati e-mail! To znači da vas ne mogu mailati kupci s narudžbom, upitom ili zahtjevom za podršku. Kad vam kupci ili partneri pokušaju poslati e-mail, mail server na kojem su smješteni vaši e-mail sandučići vratit će natrag poruku o pogrešci u kojoj će pisati da njihov e-mail nije dostavljen jer vam se sandučić prepunio. Koja neugoda...

A sad za ozbiljno: prepunjeni sandučić ozbiljna si tvrtka ne može i ne smije dopustiti. Ako vam je e-mail smješten na klasičnom dijeljenom hostingu (onaj hosting koji plaćate reda veličine samo par stotina kuna godišnje), sandučić će vam se brzo prepuniti. Svi klasični hostinzi u Hrvatskoj slični su, na način da dobivate samo par desetaka megabajta prostora za svaki email sandučić. Zato jer se isti hosting prostor koristi i za e-mail, i za web stranice, znajte da se može dogoditi da vam zbog prepunjenog sandučića i web stranice prestanu raditi kako treba.

Ako je vaš e-mail smješten na Google Apps, u njihovom izdanju Google Apps Standard Edition dobit ćete 7 GB (sedam gigabajta!) podataka za *svaki* e-mail sandučić koji otvorite. To je gotovo 1000 puta više od e-mail hostinga koji ste koristili do sada! Svakog dana Google povećava dostupan prostor za nekoliko stotina kilobajta, a da vi to ne morate dodatno platiti. Ako pak vam svi ti pusti gigabajti nisu dovoljni jer ste napredni korisnik, možete prijeći na Google Apps Premier Edition ($50 godišnje po e-mail sandučiću), gdje dobivate 25 GB prostora za svaki sandučić.

E-mail vam ne radi jer ne radi server na kojem je smještena web stranica

Web stranice i e-mail za pripadajuću domenu često se smještaju na isti dijeljeni hosting prostor i to je uobičajena praksa i razina usluge za novac koji plaćate za dijeljeni (eng. shared) hosting. Posljedica: ako padne server na kojem su smješteni i vaš web, i vaš e-mail, nijedno neće raditi.

Zato preporučujemo da e-mail odvojite od web hostinga na Google Apps. Ako se slučajno dogodi da web ne bude dostupan, s mailom će sve biti ok. Isto tako, ne može se dogoditi da zbog problema s e-mailom bude zahvaćena i funkcionalnost vaše web stranice.

Trajni gubitak podataka i e-mail poruka

Niste redovito radili rezervnu kopiju (eng. backup) podataka na vašem lokalnom disku i sada ste u banani - ne možete doći do onog važnog maila od prekjučer! Ili je disk krepao, ili su vam računalo napali virusi, ili se podatakovna datoteka s e-mailovima iz nekog razloga pokvarila, ili vam se e-mail program više ne želi pokrenuti... Nije bitan razlog, bitno je samo da ste sve to mogli spriječiti da ste redovito radili backup i održavali vaše računalo.

A zašto biste se osjećali krivima zato jer niste svjetski šampion u redovitom backupu? Naše je mišljenje da trebamo prihvatiti da smo kao ljudi nesavršeni. A i život je prekratak da bismo se stalno žderali zbog backupa podataka. Budimo iskreni: nitko ne radi backup redovito.

Kako bi bilo da ne morate brinuti o backupu? Zamislite da vam je e-mail uvijek dostupan gdje god imate pristup internetu (ili čak i bez interneta), mail je uvijek na sigurnom mjestu, e-mail program se više ne kvari sam od sebe. Sve to daje Google Apps, točnije Gmail web aplikacija za čitanje, slanje i arhiviranje vaših e-mailova (ono što vam je Outlook ili Outlook Express na računalu, to je Gmail na webu). Gmail se nikad neće pokvariti jer je to web aplikacija koja nije instalirana na vašem računalu, pa je vi niti ne možete pokvariti. Sav mail koji ste ikada primili ili poslali uvijek je online - u Googleovom cloudu, tj. na Googleovim serverima. Imate toliko prostora za e-mail da mail više ne morate ni brisati, ako ne želite. Mi smo, poput milijuna tvrtki širom svijeta Googleu povjerili naše vlastite e-mailove - mislimo da ćete i vi biti u dobrom društvu.

Ne možete na poslu pristupiti e-mail poruci jer ste je pročitali doma na računalu

Ako kao i mnogi ljudi doma dovršavate posao, na računalu na poslu i na računalu doma čitate jednu te istu poslovnu e-mail adresu. Međutim, ako samo na jednom od ta dva računala imate uključenu opciju da se e-mail ne ostavlja na serveru nakon što se pročita, dogodit će se da neki važan mail pročitate npr. doma, i tada mu više ne možete pristupiti na poslu. Da biste spriječili takve pojave, možda ostavljate mail na serveru i ponovno ga downloadirate na poslu drugi dan - što znači da ponovno gubite vrijeme skidajući sav taj e-mail. U svakom slučaju žonglirate s gubitkom e-mailova ili s gubitkom vremena. Sve te gubitke plaća vaša firma, a posredno i vi jer ne stignete napraviti posao kako treba. Ako ste ikada morali otići s posla doma po važan e-mail ili ste morali zvati ukućane da vam forwardiraju mail na posao, tada znajte da imate ozbiljan problem. Ako ste gazda firme čijim se zaposlenicima to redovito događa, ne morate vikati na radnike, imamo rješenje.

Rješenje je jednostavno: prestanite koristiti desktop e-mail program poput Outlooka ili Outlook Expressa i prijeđite na Gmail. Gmail je dio Google Apps paketa i omogućuje vam da svim svojim e-mailovima imate pristup i doma, i na poslu, bez gubitka vremena, bez gubitka e-mailova. Obećajemo vam da je Gmail brži i bolji od bilo koje desktop e-mail aplikacije koju ste do sada koristili. To znamo jer imamo fetiš na e-mail aplikacije i isprobali smo ih sve koje nešto vrijede. Dođete na posao - palite Gmail. Dođete doma - palite taj isti Gmail. Ne može se dogoditi da vam "mail ostane doma na računalu" jer se mail fizički ne skida (ne downloadira) na vaše lokalno računalo, ne briše se sa Google servera, već uvijek ostaje online (osim ako ga vi ručno i namjerno ne pobrišete).

Imate višestruke e-mail račune: mail za na posao, za po doma, za na laptop, za iPhone...

Isto tako možete prekinuti s praksom otvaranja "maila za po doma" i "maila za na posao" i "maila za na laptop". Znamo da neki korisnici tako pokušavaju riješiti problem pristupa e-mailu - no takvo rješenje vodi u još veće probleme. Za par mjeseci dolazite do totalne zavrzlame s e-mail korisničkim računima, sinkronizacijom e-mailova, nikada ne znate kome ste i što i kada i s kojeg uređaja poslali... Čim Apple izbaci novi uređaj s kojim možete čitati e-mail, vaš se problem umnožava. S Gmailom unutar Google Apps paketa imate koliko god e-mailova hoćete, no svakom e-mail sandučiću možete pristupati odakle god želite, s bilo kojeg uređaja želite - a da se nikada više ne morate zezati sa sinkronizacijom e-mail računa.

Zatrpava vas spam (neželjeni komercijalni e-mail)

Spama se nećete nikada riješiti, spam je neminovan i svi ga moramo trpjeti. Zašto ne biste koristili e-mail koji rješava spam bolje od svih ostalih? Manje spama, više vremena za rad koji vam donosi novac.

Gmail na Google Apps izvrsno rješava spam - bolje od mnogih drugih koje smo imali prilike koristiti. Malo koja spam poruka zaluta u vaš inbox. Ako se to i dogodi, u Gmailu kliknite "Report Spam" i Google će već kod idućeg takvog maila naučiti da se radi o spamu. Nama je gušt kažnjavati spammere s "Report Spam" gumbom :-) Pogotovo domaće spammere.

Sve ove probleme možete riješiti prebacivanjem vaših e-mailova na Google Apps

Koliko ste vremena izgubili živcirajući se radi e-maila? Pomnožite sve te sate s vašom satnicom i voila, evo kamo vam je iscurila produktivnost.

Kontaktirajte logIT - među rijetkim tvrtkama u Hrvatskoj nudimo podršku za postavljanje vaše domene na Google Apps e-mail hosting.

P.S. osim e-maila, u Google Apps paketu dobivate i brdo drugih web aplikacija za kolaboraciju koje će preporoditi vaše poslovanje, jednako kako su preporodili i naše. Tu je zamjena za Word, Excel, PowerPoint, Outlook kalendare, Outlook zadatke, Outlook kontakte, korporativni intranet. Google je za budućnost već najavio da će u Google Apps ugraditi i ostale aplikacije od kojih će vaš biznis profitirati.

Komentari (2)

ivica, 26.03.2011, 14:38

a kako da ja dodjem na svoj mail bez google apss??

logIT, 29.03.2011, 13:19

@ivica, ako već imate negdje web hosting i domenu, vjerojatno i bez google appsa možete imati e-mail jer vam je web hosting provider gotovo sigurno omogućio e-mail.

naši klijenti koji nemaju google apps naravno da mogu imati e-mail na vlastitoj domeni, s tim da svima toplo preporučujemo samo i isključivo prijelaz na google apps.