Najveći mitovi i zablude o Google Apps: mit #1 o cijeni

Tagovi:

Datum objave: 19.04.2010.

Google Apps Googleov je paket poslovnih aplikacija koje uključuju e-mail, kalendar, dokumente, diskusijske grupe, intranet web i video. Na sve te aplikacije već ste navikli jer ih koristite kao programe instalirane lokalno na vašem računalu (npr. Microsoft Outlook za mail, Word za dokumente i slično). Google se od svih tih programa razlikuje po tome što su njegove aplikacije 100% smještene na webu, a ne na vašem lokalnom disku. Ta promjena platforme očito stvara nepotrebnu konfuziju kod nekih hrvatskih tvrtki, pa ćemo u ovom članku iznijeti prvi od odgovora na 5 najčešćih strahova i dilema o Google Apps paketu aplikacija - odgovor na zabludu #1, a to je ona o cijeni.

Google Apps donio je revoluciju u našu vlastitu tvrtku logIT. Nedugo nakon što smo se sami oduševili Googleovim poslovnim web aplikacijama, a posebno Gmail e-mailom, počeli smo Google Apps i Google e-mail hosting nuditi svim našim klijentima. Za nas nema sumnje da je Google Apps superiorniji u odnosu na konkurentske aplikacije s kojima smo imali prilike raditi u našim, više od desetljeća dugim karijerama računalnih stručnjaka.

Naravski, svaka tvrtka, pa tako vjerojatno i vaša, obožava status quo i ne želi se mijenjati. Promjena izaziva strah od nepoznatog, pa se tako i na prelazak podataka s lokalnog diska na internet doživljava kao neki bauk. Grčevito inzistiranje na poznatom i ustaljenom danas više nije prednost. Vaši izgovori da ne prijeđete na moderniju, bržu i sigurniju okolinu priuštit će vam gubitak vremena, novca i konkurentske prednosti.

Najveći mit #1: Google Apps je skup!

Prvo donosimo informaciju o tome koliko Google Apps doista košta.

Google Apps Standard Edition, za tvrtke do 50 korisnika, Google *ne* naplaćuje - plaćate samo logIT-ovu nisku cijenu postavljanja Google Apps korisničkog računa i godišnje podrške (u trenutku pisanja ovog posta, to je samo 350 kn + PDV godišnje za postavljanje i održavanje Google Apps Standard Editiona).

Za tvrtke iznad 50 korisnika Google je napravio Premium Edition koji ima cijenu od $50 godišnje po korisniku. Dakle, ako Vaša tvrtka ima 100 djelatnika od kojih svaki treba osobni e-mail i korisnički račun, Google će vam za to naplatiti $50 x 100 korisnika = $5000 dolara godišnje. Ako želite da vam to sve postavi i održava vanjska tvrtka, tada njima još plaćate setup, održavanje i edukaciju - po dogovoru, ako želite. Teoretski to sve možete naučiti sami, ako želite.

"$5000 godišnje - za e-mail - jeste li vi normalni?!?" - vidimo vas kako se hvatate za glavu. Međutim, za glavu ćete se uhvatiti kad vam ispričamo koliko sada doista trošite na istovjetnu infrastrukturu, samo što nikada niste razmišljali o tome na taj način.

Prije svega razmislite je li vaša tvrtka uopće u ciljanoj skupini za Google Apps Premium Edition. Možda jeste ako baš nužno morate imati više od 50 e-mail sandučića. Preusmjeravanja (forwardi) i e-mail aliasi besplatni su kod Googlea i ne broje se pod sandučiće, pa je moguće da zapravo ne koristite toliko sandučića koliko e-mail adresa trenutno imate. U razgovoru s klijentima koji su imali više od 50 e-mail adresa često smo došli do zaključka da se broj e-mail sandučića može smanjiti ispod 50, čime upadate u Standard Edition, pa ne morate plaćati $50 godišnje po sandučiću.

Ali recimo da ste malo veća tvrtka koja doista ima stotine zaposlenika i baš spadate u Google Apps Premium Edition. Tada vas pitamo sljedeće: da li znate koliko doista trenutno trošite na komunikacijsku infrastrukturu istovjetnu onoj koju nudi Google? Evo koji su to sve troškovi.

E-mail

Vjerojatno kao veća tvrtka imate zaseban e-mail server - u većim tvrtkama to je najčešće Microsoft Exchange server, koji uzimamo kao primjer u ovom članku. Da bi taj server, a s njime i vaši e-mailovi, besprijekorno funkcionirao, vi ste platili i kontinuirano plaćate sljedeće:

Kupili ste fizičko računalo koje vam služi kao server. Ako ste bili pametni i poslušali savjet stručnjaka, malo ste više iskeširali na taj stroj kao i na rješenje za spremanje sigurnosne kopije svih podataka.
Platili ste softversku licencu za Microsoft Exchange server. To je, dakle, nekoliko stotina dolara.
Za svakog zaposlenika s e-mail sandučićem plaćate Exchange softversku licencu za korištenje - to je barem par desetaka dolara godišnje po glavi.
Platili ste postavljanje (setup) Exchange servera stručnjaku za Microsoftove tehnologije. Znamo da se još dan-danas sjećate koliko ste to platili, jer je cijena u najmanju ruku markantna.
Kad se računalo hardverski pokvari, zovete servisera. Nadamo se da imate dobrog servisera koji na poziv dolazi onda kad je rekao da će doći.
Kad sami pokvarite nešto na Exchange serveru, ili kad tajnici zapne mail u Outlooku, ponovno zovete Microsoftovog stručnjaka koji vam naplaćuje po satu izlaska na teren (ili s njim imate mjesečni / godišnji ugovor).
Ili možda držite informatičara na plaći od kojeg očekujete da zna sve o svakoj informatičkoj tehnologiji, pa onoliko koliko investirate u njegovo znanje, toliko dobar i siguran sustav imate.

Tu uopće nismo uračunali trošak čekanja da dođu stručnjaci, trošak izgubljenog vremena, živaca i poslovnog ugleda kad nešto ne funkcionira. I to sve samo za e-mail!

Kolaboracijski alati

Kolaboracija je zajednički i istovremeni rad nekoliko djelatnika na istom dokumentu. Bolje je imati bilo kakvo rješenje za kolaboraciju - pa čak i skupo - nego da svaki zaposlenik radi kao da je sam na pustom otoku.

Evo što se događa ako nemate kolaboracijske alate. Umjesto da imaju pristup dokumentima online kao sav normalan svijet, vaši djelatnici okolo šalju (i gube) dokumente po USB stickovima, po e-mailu i po diskovima na računalu. Zatim se izgube u tome tko ima najsvježiju verziju dokumenta jer je Pero editirao dokument jučer, a nije rekao Ani da je napravio izmjenu. Zato je Ana poslala stari dokument Ivani u marketing, pa je Ivana iz marketinga poslala u tisak krivu verziju dokumenta. Kad su svi shvatili što se dogodilo, bilo je prekasno. Ako se i shvati na vrijeme da je došlo do razlike među dokumentima, usmeni dogovor oko prave verzije dokumenta troši enormne resurse, a da ne govorimo o nezadovoljstvu djelatnika.

Do sada ste do kolaboracije dolazili tako da ste kupovali Microsoft Sharepoint kolaboracijski server, korisničke račune te stručnjaka za sve to. Međutim, Sharepoint košta kao Svetog Petra kajgana.

Dodatno, za postavljanje Sharepoint kolaboracijske okoline morate angažirati stručnjaka s doktoratom jer je to *toliko* kompleksno u usporedbi s Google Apps. Mi smo informatički stručnjaci, ali nismo bili toliko dobri da bismo si sami postavili Sharepoint - zato smo odustali i prešli na Google Apps za potrebe našeg biznisa. Danas umjesto Sharepointa, koristimo istovjetne Googleove aplikacije: Google Docs (alternativa Wordu, Excelu i Powerpointu), Google Sites (intranet za vašu tvrtku) te Google Calendar - kalendar sa zadacima i sastancima. Oduševljeni smo jednostavnošću tih aplikacija i činjenicom da nismo morali ići 5 mjeseci u školu da bismo znali koristiti sve te divote. O pojedinim Google aplikacijama bit će riječi u nekim budućim postovima.

Google Apps sve komunikacijske i kolaboracijske potrebe elegantno rješava za samo $50 po korisniku godišnje

Ne morate kupovati računalo koje će biti server jer su vaši podaci smješteni na Googleovim internet serverima.
Ne morate plaćati hardversko servisiranje tog računala.
Ne morate plaćati softversku licencu za server (ni za Exchange, ni za Sharepoint, ni za išta drugo).
Setup Google Apps okoline neusporedivo je brži i jednostavniji od setupa Exchange i Sharepoint servera.
Podrška za Google Apps neusporedivo brže dolazi jer se može pružati i udaljeno, bez izlaska k vama na teren. Tvrtka koja vam pruža podršku za Google Apps koristi moderne alate te se može iz vlastitog ureda, izdaleka, logirati na vaše Google Apps sučelje ili na vaše računalo.
Za neusporedivo nižu cijenu od samo $50 po korisniku Google vam daje sve najpopularnije komunikacijske i kolaboracijske programe, i to više njih nego u konkurentskim sustavima.

Naravno da Google Apps nije besplatan te da ćete uvijek plaćati za postavljanje, podršku i edukaciju - osim ako sve odradite sami, tada ne plaćate ništa. Stručnjaci za bilo koju tehnologiju naplaćuju vam svoje znanje zato jer je znanje vrijedno, neznanje je ubojito, a tehnologija iz dana u dan postaje kompleksnija i opsežnija. Vaša tvrtka nema resurse za držanje koraka sa svim tim znanjima i u tom slučaju plaćate vanjske iskusne stručnjake da posao odrade za vas.

Poanta je u tome da je Google Apps jeftiniji, brži, sigurniji, elegantniji - to nam govore naša kombinirana desetljeća iskustva s informatikom.

Izračunajte koliko možete uštedjeti prelaskom s Microsoft Exchangea na Google Apps.

Kad ste spremni čuti više o Google Apps, kontaktirajte nas

U nekom od sljedećih postova odgovorit ćemo na preostale zablude o Google Appsima, no ne morate čekati da mi sjednemo i napišemo odgovore na vaše dileme. Kontaktirajte nas ako želite dobiti ponudu za Google Apps Standard ili Premium Edition, i ispričajte nam na telefon koja vas još pitanja muče. Sve te dileme mi smo sami sebi odavno riješili jer sami svakodnevno, vrlo intenzivno, koristimo većinu dostupnih Google Apps poslovnih aplikacija.